Deducting 100% of Meals and Entertainment

Many of us heard and understand that only 50% of business meals and entertainment is deductible for tax purpose, however there are some exceptions to this general 50% limitation rule.  By properly identifying and coding business meals and entertainment in your books and records, you can potentially save some money you end up owing to federal and state governments.

Before going over these exceptions to the 50% limitation, let’s go over the general rule of deducting meals and entertainment.  In order to deduct meals and entertainment expenses, the expense must be directly related to, or associated with the active conduct of a trade or business, or for the production of income.  In other words, if they are not for bona fide trade or business, or incurred in connection with the production of income, no deduction is allowed.

If the incurred meals and entertainments are business expenses, the rule provides that 50% is deductible in ‘general.’  The rule also provides substantiation requirement in which you must retain and substantiate business purpose.  Records can be items such as receipts, credit card statements, or invoices and must provide (1) amount, (2) date, (3) location, (4) business purpose, (5) nature of business discussion, and (6) name and title of person involved.

Internal Revenue Code (“IRC”) section 274(e) provides exceptions to this general 50% limitation.  In other words, you may be able to claim 100% deduction for these exceptions, including:

• Meals and beverages provided to employees on the employer’s premises for the employer’s convenience, if more than 50% of the employees are furnished meals and beverages. A good example is where you are providing meals to the employees in order to keep them working late, working weekends, or being on call.

• Employer-provided social/recreational expenses primarily for the benefit of employees who are not highly compensated such as a summer picnic, banquets, or Christmas party.

• Office snacks and beverages provided to employees on the business premises.

• Expenses treated as compensation. An example would be taxable overtime meal reimbursement to employees.  Or expenses includable in income of personal who are not employees.

• Meals and food as part of a charity sporting event are fully deductible.

• Expenses for goods, services, and facilities made available to the general public.

• Employee recognition expenses including birthday lunches, award dinners, welcome/retirement gatherings.

• Career development expenses including mentor lunches and goal-setting meetings.

The above provides a good guidance and sense of types of business meals and entertainment that you may be entitled to 100% deduction, rather than 50%.  However, taxes are complicated and there are many exceptions.  So we recommend that you seek for advice from your tax advisor before taking such position on your return.

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Deducting 100% of Meals and Entertainment

 세무법상으로 식비/접대(M&E) 비용은 일반적으로 50%에 한해서만 세금 공제를 받는것으로 알려져 있다. 그러나 50% 공제받는 세법에 예외사항이 있다는 것을 모르는 사람이 많다. 이러한 M&E비용을 정확하게 구분하고 장부에 기록을 한다면 연방정부나 주정부로부터 절세혜택을 누릴 수 있다.

예외사항을 설명하기 전에 먼저 일반적인 M&E의 공제 항목에 대한 설명을 하겠다. M&E를 공제를 받으려면 비용이 사업과 수익 창출을 위한 비용이여야 한다. 즉, 사업을 운영하는데 필요한 비용이 아니거나 수익을 창출하기 위한 비용이 아니라면 세금공제를 받을 수 없다.

사용한 M&E가 영업에 필요한 비용이라면 일반적으로 50%의 세금 공제 혜택을 받을 수 있다. 또한 공제를 받기 위해선 영업목적으로 이루어 졌는지에 대한 증거자료를 가지고 있어야 한다. 증거자료로는 영수증, 은행 명세서, 또는 청구서 등이 있으며, 증거자료는 (1) 금액, (2) 날짜, (3) 장소, (4) 사업 목적, (5) 사업 내용, 그리고 (6) 관여된 사람의 이름과 직책이 포함되어야 한다.

세법 조항 (“IRC”) 제 274(e)번 문항에는 50% 공제의 예외사항이 명시 되어 있는데, 이는 상황에 따라 접대 비용을 100%까지 공제 받을 수도 있다고 명시 되어있다. 그럼 100% 공제 받을 수 있는 예외사항을 살펴 보도록 하겠다.

• 구내에서 직원들에게 주어지는 식사나 음료가 회사의 필요에의해 제공되는 경우. 좋은 예시로 직원들이 잔업처리를 위해 초과 업무를 하거나 전화대기 등 회사가 직원을 필요로 할때 제공된 식사나 음료.
• 회사에서 주체하는 피크닉, 연회, 또는 크리스마스 파티와 같은 보상이 많지 않은 직원들을 위한 복리후생비용
• 회사 내에서 직원들이 먹을 수있는 간식
• 보상으로 취급되는 비용. 예를 들어 초과 근무로 인한 식사비용을 정산해 줄 수 있거나, 직원이 아닐경우 개인의 소득으로 취급 되는 경우.
• 회사 자선 행사에 제공되는 식비
• 일반 대중들에게 제공되는 상품, 서비스, 그리고 시설
• 직원들을 사기충전을 위한 접대. 예시로 생일 점심, 포상 접대, 환영회/은퇴식 등.
• 직장 생활의 발전을 위한 비용, 예로 멘토 목적의 점심이나 목표설정을 위한 회의 때 사용한 M&E비용.

위 예시는 M&E비용을 100% 공제받을 수 있는지를 알려주는 가이드라인이다. 미국 세법이 복잡한 만큼 예외사항도 항상 존재하기 마련이다. 정확한 세금보고를위해 세금 전문가에게 조언을 먼저 구하길 바란다.

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한국을 포함한 여러나라들과 마찬가지로 미국정부는 자국 내의 연구개발 (R&D) 을 증진시키기 위하여 여러 제도적인 유인책을 제공한다. 이 중 R&D 조세지원에 대한 내용은 Internal Revenue Code (미국의 내국세법) Section 41에서 찾아볼 수 있다. 하지만, 이러한 조세지원은 종종 실질적인 도움이 되지 못할때가 있는데, 이는 연구개발을 하는 회사의 경우 세무상손실을 기록할때가 많기 때문이고 또한 이러한 세액공제는 AMT (대체최소세금)에는 활용을 하지 못하기 때문이다. 즉, 이러한 세액공제는 일반적인 법인세에만 사용할 수 있기 때문에 많은 시작단계의 법인들의 경우 납부할 세금이 없다면 이러한 세액공제를 활용할수가 없다. 하지만, PATH라고도 불리우는 Protecting Americans from Tax Hikes Act에 의하면 해당사항이 있는 작은 사업체들의 경우 이러한 R&D 세액공제를 2015년 12월 31일 이후에 시작하는 과세연도의 급여세 및 대체최소세금에 사용할 수 있다. 즉, 일반적으로는 사용할 수 없었던 세액공제를 활용할 길이 있다는 얘기다.

급여세에 대한 활용

Qualifying Small Business (“QSB”)의 경우, R&D세액공제를 소득세가 아닌 고용급여세에 사용할 수 있다. 이러한 세액공제는 5년간 FICA세금에 사용할 수 있으며, (1) $250,000, (2) R&D 세액공제 금액, 혹은 (3) 선택한 과세년도로부터 이월된 세액공제금액 중에서 제일 작은 금액을 사용할 수 있다.

세금보고를 할때에 Form 6765를 사용하여 이러한 세액공제를 선택하면되며, 이러한 선택은 Notice 2017-23에 설명되어 있는대로 수정보고를 통하여서도 할 수 있다. 이러한 세법상 선택을 한 뒤에는 기업이 부담하여야하는 FICA 세금에 R&D 세액공제를 사용할 수 있다.

QSB는 IRC Section 41(h)(3)에 따르면 파트너쉽, 법인, 혹은 개인의 당해 매출(gross receipts)이 5백만불 미만이고 매출발생년도수가5년보다 작은 경우로 규정한다. 즉, 납세자가 2016년도에 총수입이 5백만불 미만이어도 2012이전에 매출이 있었다면, 이 납세자는 QSB가 될 수 없다.

대체최소세금에 대한 활용

Eligible Small Business (“ESB”)가 AMT를 내는 사항이라면, R&D 세액공제를 활용하여 AMT세금납부를 줄일 수 있다. ESB는 IRC Section 38(c)(5)(C)에 따르면 개인, 파트너쉽, 비상장회사가 직전 3개년 연평균 매출액이 5천만불 미만인경우에 해당한다. R&D 세액공제를 AMT세금에 사용하는데에는 특별한 세법상 선택을 할 필요가 없다.

많은경우, 누적손실을 사용하는 납세자들의 경우 AMT세금을 납부하게 되는데, 이는 AMT를 계산하는데에는 누적손실의 90% 밖에 사용하지 못하기 때문이다. 기존에는 R&D 세액공제를 AMT에 사용할수 없었지만, 2016년 1월 1일 이후에 시작하는 과세연도에 ESB는 R&D 세액공제를 AMT에 사용할 수 있게 되었다.

손실이 나고 있는 법인이거나 AMT세금을 납부하고 있는 납세자들은 기존에 활용할 수 없었던 R&D 세액공제를 급여세 및 AMT세금에 활용하는 방법을 고려해보아야 한다. 만약에 당신의 사업체가 해당사항이 있다고 생각된다면, 이러한 세액공제가 당신의 사업체에 끼칠수 있는 영향에 대해서 상담 해보는것이 좋을것이다.

Saving Payroll and AMT Tax Liabilities

Internal Revenue Code Section 41 Research credit (“R&D Credit”) was enacted to incentivize and stimulate research and development in the United States.   Such credit provided little or no immediate cash tax savings for many businesses, because of their loss position and the limitation applied in using the credit to offset AMT taxes.  The credit was allowed against regular taxes, so many start-up businesses with no current tax liabilities could not have used to monetize the credit.   However, the Protecting American from Tax Hikes (PATH) Act allows certain small businesses to offset their AMT or payroll tax liabilities with R&D Credit effective tax year beginning after December 31, 2015.  Therefore, businesses in a loss position or AMT position may now monetize the credit that otherwise would not have been utilized.

Offsetting FICA Tax Liability

Qualifying Small Businesses (“QSB”) may elect to use their R&D Credit against Federal Insurance Contribution Act (referred to FICA) payroll tax liability for up to five tax years.  The usage is limited to the smallest of (1) $250,000; (2) amount of R&D credit for the tax year; or (3) the amount of credit carryforwards from the electing tax year.

The election must be made on form 6765, Credit for Increasing Research Activities, on a timely filed return (including extended return).  The election could also be made on an amended return by following the procedures provided in the Notice 2017-23.  The credit would be allowed against employer portion of FICA tax on its quarterly payroll tax returns filed beginning after it make such election.

A QSB is defined under IRC Section 41(h)(3) as partnership, corporation, or person with gross receipts of less than $5 million for the current year and no gross receipts for any tax year preceding the five tax year period ending with the current tax year.  In other words, if a taxpayer had gross receipt less than $5 million in 2016 and had no gross receipts prior to 2012, the taxpayer is a QSB qualifying for said election.

Offsetting AMT

An Eligible Small Business (“ESB”) in an AMT position may use R&D Credit to offset AMT liabilities.  An ESB is defined under IRC Section 38(c)(5)(C) as an individual, partnership, non-public corporation with average gross receipts less than $50 million for the preceding three tax years.  No special election is required to use the credit against AMT liabilities.

Often times, taxpayers using net operating loss carryforwards are subject to AMT mainly because the usage of AMT NOL is limited of 90% of AMT taxable income.  And the R&D Credit was not available to use against AMT.  However, effective tax years beginning on or after January 1, 2016, ESBs are allowed to use the credit to offset AMT

Takeaway

Businesses in loss or AMT position can now use otherwise unusable R&D Credit to offset payroll and/or AMT taxes and immediately monetize the benefit.  Therefore, if you believe your business meet the definition of QSB or ESB and have research activities, you should consult with your tax advisor regarding the potential benefit.